Gebruikershandleiding.docx1 Mb(pdf)
Hemiksem biedt aan verenigingen uit onze gemeente de mogelijkheid feestmateriaal te huren voor hun activiteiten. Een deel van het materiaal kan ook gehuurd worden door particulieren en verenigingen van buiten de gemeente.
- Categorie 1: Verenigingen van Hemiksem, organisatoren van buurtfeesten en evenementen.
- Categorie 2: Handelaars/bedrijven (Hemiksem), levering mogelijk.
- Categorie 3: Vereniging van buiten de gemeente/ privé gebruikers - levering niet mogelijk.
- Categorie 4: Gemeentelijke Hemiksemse diensten, dienstverlenende organisaties (Hemiksem), personeel in dienstverband van het lokaal bestuur Hemiksem - levering niet mogelijk voor personeel in dienstverband (enkel zelf afhalen).
- Categorie 5: Jeugdbewegingen aangesloten bij de jeugdraad van Hemiksem.
Het reserveren van materiaal kan ten vroegste 12 maanden voor de datum van de activiteit. De aanvraag moeten minstens 3 weken op voorhand gebeuren. Indien reservaties op minder dan 3 weken voor het evenement worden aangevraagd, is de levering niet gegarandeerd.
Vlotter Facilities zorgt voor de levering en afhaling van het materiaal met code VLOTTER. Voor privé-gebruikers en personeel in dienstverband van het lokaal bestuur is levering en afhaling niet mogelijk. De klant is zelf verantwoordelijk om bij het tijdstip van levering en afhaling aanwezig te zijn.
Het materiaal met code VD moet zelf worden opgehaald en teruggebracht naar de vrijetijdsdienst.
De ontlener kan een reservatie annuleren via het online reservatiesysteem (of je kan contact opnemen met Vlotter of de vrijetijdsdienst).
• Bij annulatie: binnen de 5 dagen voor de afgesproken afhaaldag blijft 100% van het ontleenbedrag van de geannuleerde goederen verschuldigd.
• Bij annulatie: binnen de 10 dagen voor de afgesproken afhaaldag blijft 50% van het ontleenbedrag van de geannuleerde goederen verschuldigd.
• Bij annulatie: langer dan 10 dagen voor de afgesproken afhaaldag betaal je geen annulatiekosten.
De retributie moet betaald worden binnen de 7 dagen na ontvangst van de factuur. Ontleners die nog openstaande facturen hebben, kunnen geen aanspraak maken op het gebruik van materiaal.
De aanvraag is pas definitief na goedkeuring en na storting van het volledige ontleenbedrag.
In geval van beschadiging of het onzuiver achterlaten van het materiaal zal de kostprijs van de vervanging of reiniging (werkuren) van het materiaal aangerekend worden.
Uiterlijk 4 werkdagen nadat het ontleende materiaal terug is zal de ontlener op de hoogte gebracht worden als er ontbrekende stukken of vuil materiaal is. De ontlener moet dan binnen de 24u laten weten of ze het desbetreffende materiaal zelf terugbrengen en/of komen reinigen.
Wanneer men het materiaal later terug brengt / beschikbaar stelt voor ophalen dan de aangevraagde periode betaalt men een boete per dag per ontleend stuk gelijk aan de huurprijs.
